Privacybeleid

Wie we zijn

Eventually is een kleine, private app om afspraken te plannen binnen een besloten groep vrienden. Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens de app verzamelt, waarom, en welke rechten je erover hebt. Het geldt voor de Eventually-webapp en de iOS- en Android-apps.

De app werkt enkel op uitnodiging. Er is geen publieke registratie: je kan enkel aansluiten met een uitnodigingscode van iemand die al in je groep zit. Je gegevens zijn enkel zichtbaar voor leden van je groep en voor ons als beheerder van de dienst.

Wie verantwoordelijk is voor je gegevens

Eventually wordt beheerd door Gradually, een eenmanszaak gevestigd in België, die de verwerkingsverantwoordelijke is voor de hier beschreven persoonsgegevens. Voor elke vraag over je gegevens, of om je rechten uit te oefenen, contacteer joshua@event.ually.app.

Wat we verzamelen

• Accountgegevens: je e-mailadres, de weergavenaam en volledige naam die je opgeeft bij registratie, en je wachtwoord (enkel versleuteld opgeslagen door onze authenticatieprovider; wij zien het nooit als leesbare tekst).
• Profielgegevens: je geslacht (gevraagd bij registratie), een optionele verjaardag, een optionele profielfoto, en, enkel als je het zelf toevoegt, of je een kindje verwacht. Zie “Gevoelige informatie” hieronder.
• Kinderen die je toevoegt: een voornaam en geboortedatum voor elk kind dat je toevoegt om kindvriendelijke events te plannen, en optioneel een koppeling met een mede-ouder in de groep. Zie “Kinderen” hieronder.
• Inhoud die je maakt: events, RSVP's, stemmen in datumpolls, reacties, emoji-reacties, dieet- en drankvoorkeuren, of je een drankje overslaat voor een event, meebreng-items en gedeelde kosten.
• Foto's en afbeeldingen: profielfoto's, coverafbeeldingen van events, afbeeldingen bij reacties, en foto's die je toevoegt aan een gedeeld eventalbum of maakt met de camera in de app. Zie “Foto's en media” hieronder.
• Locatie: enkel wanneer je een locatiefunctie inschakelt. Locatie wordt niet op de achtergrond verzameld voor enig ander doel. Zie “Locatie” hieronder.
• Meldingen: de technische gegevens die je browser of toestel nodig heeft om push-meldingen te ontvangen, een geschiedenis van je meldingen in de app, en welke meldingstypes of events je hebt gedempt. Enkel als je meldingen inschakelt.
• Agenda-synchronisatie: als je je events abonneert op een externe agenda-app, een private feed-link gekoppeld aan je account. Zie “Agenda-synchronisatie” hieronder.
• Veiligheid en moderatie: als je iemand rapporteert of blokkeert, houden we dat bij zodat we de groep veilig kunnen houden.
• Technische gegevens: je taalvoorkeur, de app-versie en het toesteltype dat je laatst gebruikte, en basale serverlogs (zoals je IP-adres en tijdstippen), gebruikt om de dienst te laten werken, te beveiligen en misbruik te beperken.

Gevoelige informatie

Sommige gegevens zijn gevoeliger dan andere, dus we behandelen ze extra zorgvuldig en houden ze privé voor jou:

• Geslacht: eenmalig gevraagd bij registratie. Het wordt privé bewaard en enkel aan jou getoond; andere leden zien het niet. We gebruiken het enkel voor ruwe, anonieme aantallen bij het plannen.
• Een kindje verwachten: dit is gezondheidsgerelateerde informatie, dus we bewaren het enkel als je het zelf toevoegt. Het is optioneel, staat uit tenzij je het aanzet, wordt privé voor jou bewaard, en je kan het op elk moment verwijderen. Het wordt nooit rechtstreeks aan andere leden getoond. Het wordt enkel gebruikt om een organisator een anonieme hint voor de catering te geven, en pas wanneer genoeg mensen het hebben toegevoegd zodat niemand eruit gepikt kan worden.
• Omdat gezondheidsinformatie gevoelig is, bewaren we ze enkel op basis van je toestemming, gegeven door ze zelf toe te voegen, en je kan die toestemming op elk moment intrekken door het uit te zetten.

Kinderen

Ouders in de groep kunnen hun eigen kinderen toevoegen om kindvriendelijke events te plannen. Voor elk kind geeft een ouder een voornaam en een geboortedatum op. De geboortedatum laat de app ruwe leeftijden bepalen (bijvoorbeeld hoeveel peuters versus tieners) zodat de catering gepland kan worden. Een ouder kan een kind ook koppelen aan een mede-ouder in de groep.

Deze informatie wordt door de ouder opgegeven, niet door het kind, en is zichtbaar voor leden van je groep. Kinderen hebben geen eigen account. Foto's genomen op events kunnen kinderen tonen; zie “Foto's en media” voor hoe afbeeldingen behandeld worden.

Ben je een ouder en wil je de gegevens of foto's van een kind laten verwijderen, contacteer ons dan en we regelen het.

Foto's en media

• Afbeeldingen die je toevoegt worden bewaard door onze opslagprovider, Cloudflare. Dit omvat profielfoto's, coverafbeeldingen van events, afbeeldingen bij reacties, foto's toegevoegd aan een gedeeld eventalbum, en foto's gemaakt met de camera in de app.
• Wanneer je een foto uploadt, lezen we enkel het tijdstip waarop ze genomen is, zodat albums op volgorde getoond kunnen worden. Andere ingebedde gegevens, zoals GPS-locatie, verwijderen we uit de kopie die we bewaren.
• Foto's in een gedeeld album zijn zichtbaar voor leden van de groep van dat event. Een coverafbeelding kan ook verschijnen in het linkvoorbeeld wanneer een eventlink gedeeld wordt, dus beschouw een coverafbeelding als publiek.
• Op mobiel, als je de functie gebruikt die foto's rond het tijdstip van een event opzoekt, doorzoekt de app je fotobibliotheek op datum op je toestel zelf. Er wordt niets geüpload tenzij je een foto kiest om toe te voegen.
• Fotobestanden worden bewaard op moeilijk te raden webadressen. Iedereen aan wie je zo'n link stuurt kan de afbeelding openen, dus deel eventlinks en foto's enkel met mensen die je vertrouwt.
• Je kan foto's die je hebt toegevoegd verwijderen. Zie “Hoe lang we ze bewaren” voor wat er dan gebeurt.

Locatie

Locatiefuncties zijn allemaal optioneel en staan uit tot je ze inschakelt. We volgen je locatie niet voor reclame of voor enig ander doel dan de functies die je aanzet. De locatiefuncties zijn:

• Live locatie bij een event: toont je positie op de kaart van een event zodat vrienden elkaar kunnen terugvinden. Ze staat standaard uit, is enkel beschikbaar voor mensen die “aanwezig” hebben doorgegeven, is enkel actief rond het tijdstip van het event, en wordt enkel getoond aan andere aanwezigen. Op mobiel kan ze blijven bijwerken terwijl de afspraak bezig is, ook als je van app wisselt. Je kan het delen op elk moment stoppen.
• Nabijheid van vrienden: een optionele functie die vrienden ruw en bij benadering kan laten zien wanneer jullie in de buurt van elkaar zijn, zonder een exact adres prijs te geven. Ze staat uit tot je ze aanzet. Op mobiel kan het aanzetten ervan achtergrondlocatie gebruiken; we bewaren enkel een benaderend gebied, geen precies punt, en je kan het op elk moment uitzetten.
• Nu vrij: als je jezelf markeert als vrij en zin in gezelschap, wordt die status gedeeld met je groep zodat iemand kan aansluiten. Jij kiest wanneer je het instelt en wanneer je het wist.
• Plaatsen vinden: wanneer je een locatie of adres voor een event typt, sturen we die tekst naar een kaartendienst (OpenStreetMap) om er een punt op de kaart van te maken. Kaarten in de app laden ook kaartbeelden van die dienst.
• Weer: voor events met een locatie sturen we benaderende, afgeronde coördinaten (niet je exacte plek) naar een weerdienst (Open-Meteo) om een voorspelling te tonen.

Meldingen

• Als je meldingen inschakelt, bewaren we wat je browser of toestel nodig heeft om ze te bezorgen, plus een geschiedenis van je meldingen in de app zodat de bel en ongelezen-tellers werken. Je kan meldingstypes dempen die je niet wil, en individuele events dempen.
• Om een push-melding te bezorgen, passeert de inhoud ervan (zoals de naam van een lid, een eventtitel, en een link naar de app) via de push-dienst van je toestel: Apple voor iPhone en iPad, Google voor Android, en Mozilla voor de Firefox-browser.
• Sommige meldingen komen van een locatiefunctie die je hebt aangezet (bijvoorbeeld een vriend in de buurt, of een open deur). Die worden enkel verstuurd als je die functie hebt ingeschakeld.

Agenda-synchronisatie

Je kan je “aanwezig”-events abonneren op een externe agenda-app zoals Google Agenda of Apple Agenda. Daarvoor geeft de app je een private feed-link gekoppeld aan je account. Je agenda-app haalt events op van die link op haar eigen schema, dus die events (hun titels, tijdstippen en locaties) worden gedeeld met je agendaprovider.

De feed-link werkt zonder wachtwoord: iedereen die de exacte link heeft, kan die agenda zien. Houd ze privé. Je kan de link op elk moment opnieuw instellen in de app, waarna de oude meteen niet meer werkt.

Hoe we je gegevens gebruiken

We gebruiken je gegevens niet voor reclame, we volgen je niet over andere apps of websites, en we verkopen je gegevens aan niemand.

• Om de kernfuncties te bieden: events maken en tonen, RSVP's, polls, reacties en de rest. Dit om onze overeenkomst met jou uit te voeren om de dienst te laten werken.
• Om relevante informatie te tonen aan andere leden van je groep, zoals je weergavenaam naast je RSVP. Dit is ons gerechtvaardigd belang in een gedeelde groepsapp.
• Om meldingen te sturen, locatie te delen of gezondheidsinformatie te bewaren, enkel waar je die hebt aangezet. Dit is op basis van je toestemming, die je op elk moment kan intrekken.
• Om de dienst veilig te houden, misbruik te voorkomen en problemen op te lossen. Dit is ons gerechtvaardigd belang.

Met wie we gegevens delen

We gebruiken een klein aantal dienstverleners om de app te laten draaien. Zij verwerken gegevens enkel om hun deel van de dienst te leveren:

• Supabase: database en accounts, bewaart je account en inhoud. Gehost in de EU.
• Vercel: hosting van de applicatie.
• Cloudflare: opslag voor afbeeldingen en foto's.
• Apple en Google: het bezorgen van push-meldingen; en, als je agenda-synchronisatie gebruikt of een kaart-, rit- of “toevoegen aan agenda”-link opent, gaan de betrokken gegevens naar Google of Apple. Gevestigd buiten de EU.
• Mozilla: het bezorgen van push-meldingen aan de Firefox-browser.
• DeepL: enkel als je op “Vertalen” tikt bij een eventbeschrijving of een reactie, wordt die tekst naar DeepL gestuurd om ze te vertalen. DeepL voegt ze niet toe aan een publieke dataset.
• OpenStreetMap: een getypt adres omzetten naar een punt op de kaart, en kaartbeelden tonen.
• Open-Meteo: weersvoorspellingen op basis van de benaderende coördinaten van een event.
• Uber: enkel als je op “Bestel een rit” tikt, worden de bestemming en standaard aanvraaggegevens aan Uber doorgegeven om een rit in hun app of site te openen. Gevestigd buiten de EU.

Waar je gegevens worden bewaard

Je account en inhoud worden bewaard op servers in de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland). Afbeeldings- en fotobestanden worden bewaard door Cloudflare, dat ze binnen of buiten de EU kan opslaan verspreid over zijn netwerk.

Sommige dienstverleners zijn buiten de EU gevestigd en ontvangen beperkte gegevens wanneer je hun functie gebruikt: Apple en Google (meldingen, agenda, kaarten), Mozilla (meldingen) en Uber (ritlinks). Waar gegevens buiten de EU gaan, steunen we op de waarborgen die deze dienstverleners bieden voor zulke doorgiften, zoals standaardcontractbepalingen.

Hoe lang we ze bewaren

We bewaren je account en inhoud zolang je account actief is. Als je ons vraagt je account te verwijderen, wissen we je persoonsgegevens, behalve waar we om wettelijke redenen beperkte gegevens moeten bijhouden. Inhoud die je aan gedeelde events hebt toegevoegd (zoals reacties of albumfoto's) kan zichtbaar blijven voor de groep tenzij je vraagt ze te verwijderen.

Wanneer je een foto of reactie verwijdert, wordt ze meteen uit het zicht gehaald. Wil je iets definitief uit de opslag laten wissen, vraag het ons dan en we regelen het.

Je rechten

Omdat de groep in België gevestigd is, is de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) van toepassing. Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen, te beperken of te exporteren, en om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen. Waar we op je toestemming steunen (voor locatie, meldingen en gezondheidsinformatie), kan je die op elk moment intrekken, in de app of door ons te contacteren.

Om een van deze rechten uit te oefenen, mail je ons op het adres hieronder. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Als je genoemd wordt maar geen lid bent

Om een groep op te starten, kan een lid of beheerder een tijdelijke vermelding toevoegen voor een vriend die nog niet is aangesloten, met zijn of haar naam zodat events en geschiedenis klaarstaan wanneer die persoon zich registreert. Ben je op deze manier toegevoegd en heb je nog geen account, dan heb je nog steeds rechten over die informatie. Contacteer ons op het adres hieronder om ze in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

Je account verwijderen

Je kan op elk moment vragen om je account en persoonsgegevens te verwijderen door ons te mailen. We bevestigen en voltooien de verwijdering snel.

Beveiliging

Gegevens worden verzonden over versleutelde verbindingen (HTTPS), en toegang tot inhoud wordt op databaseniveau afgedwongen, zodat enkel leden van je groep ze kunnen zien. Gevoelige gegevens, zoals je geslacht en eventuele gezondheidsinformatie, zijn bovendien enkel tot jou beperkt. Geen enkel systeem is perfect beveiligd, maar we nemen redelijke maatregelen om je gegevens te beschermen.

Datalekken

Als er een datalek optreedt dat waarschijnlijk je rechten raakt, brengen we de bevoegde toezichthoudende autoriteit op de hoogte en, waar vereist, jou, zonder onnodige vertraging.

Wijzigingen aan dit beleid

Als we wezenlijke wijzigingen aanbrengen, passen we de datum hierboven aan en informeren we de groep waar gepast in de app.

Contact

Voor elke vraag over dit beleid of je gegevens, contacteer ons op joshua@event.ually.app.